Persyaratan Faktur HMRC
Kampus Bit
Persyaratan Faktur HMRC
Sistem faktur yang konsisten merupakan bagian integral dari pencatatan bisnis Anda. Di Inggris Raya, faktur adalah persyaratan hukum jika Anda berdagang dengan bisnis lain dan Anda sama-sama terdaftar sebagai pajak pertambahan nilai (PPN). Jika tidak, ini adalah model praktik terbaik yang dilengkapi dengan definisi dan kewajiban yang tepat untuk Anda dan pelanggan Anda.
Inilah Yang Akan Kami Bahas:
Mengapa Sistem Faktur Saya Penting untuk Bisnis Saya?
Apakah Memberikan Tanda Terima di Inggris?
Apa yang Diperlukan pada Faktur di Inggris Raya?
Apa Itu Nomor Identifikasi Unik?
Berapa Batas Waktu Penerbitan Faktur PPN?
Apakah Faktur Perlu Ditandatangani?
Berapa Batas Waktu Pembayaran Faktur?
Lakukan Pembayaran Semudah Mungkin
Mengapa Sistem Faktur Saya Penting untuk Bisnis Saya?
Ada tiga alasan mengapa Anda harus memastikan faktur Anda seefisien mungkin:
- Reputasi: Anda ingin dokumen Anda terlihat profesional seperti Anda
- Dapatkan bayaran tepat waktu, setiap saat: Tata letak yang jelas sangat penting untuk memastikan pelanggan Anda memahami tagihan mereka dengan cepat dan memproses pembayaran tersebut
- Kesederhanaan pencatatan: Membuat faktur Anda terhubung dengan benar ke akun Anda membuat seluruh sistem Anda mudah digunakan, menghemat waktu Anda yang berharga
Mungkin Anda belum pernah benar-benar memikirkan faktur Anda secara mendalam sebelumnya. Anda tahu apa yang ada di faktur dan, setelah Anda menandai persyaratan hukumnya, Anda mengira itu adalah 'pekerjaan selesai'.
Tetapi Anda tahu bahwa cara Anda menampilkan diri kepada klien itu penting. Faktur adalah salah satu dari banyak cara Anda berkomunikasi dengan pelanggan Anda. Mereka perlu memelihara hubungan tersebut dengan mudah dipahami dan dikenali sebagai bagian dari merek Anda. Jika Anda mendapat telepon yang meminta klarifikasi tentang faktur, Anda tahu mereka tidak melakukan pekerjaannya sebaik yang seharusnya.
Dan itu berarti butuh waktu lebih lama sebelum uang itu ada di bank.
Seringkali hanya beberapa perubahan pada apa yang Anda miliki, atau beralih ke format FreshBooks yang dirancang dengan ahli , akan membuat perubahan besar dan positif yang Anda butuhkan.
Apakah Memberikan Tanda Terima di Inggris?
Penting untuk dipahami bahwa tanda terima berbeda dengan faktur. Pendapatan dan Bea Cukai Yang Mulia (HMRC) mendefinisikan tanda terima sebagai "pengakuan pembayaran". Dan tidak, Anda tidak memiliki kewajiban hukum untuk memberikan tanda terima. Itu adalah bukti pembelian klien atau pelanggan Anda, dan mereka bisa sangat berguna bagi Anda sebagai catatan penjualan. Sebaiknya berikan tanda terima setelah Anda menerima pembayaran, tetapi itu bukan persyaratan hukum. Dan hal lainnya, seperti rekening koran, dapat digunakan sebagai bukti pembelian jika ada masalah.
Apa yang Diperlukan pada Faktur di Inggris Raya?
Anda harus mencantumkan 'Faktur' dengan jelas di semua faktur , biasanya di dekat bagian atas dokumen, sehingga semua orang mengetahui tujuannya dengan jelas.
Agar dokumen dapat dianggap sebagai faktur di Inggris Raya , dokumen tersebut harus berisi informasi berikut:
- Nama, alamat, dan detail kontak perusahaan Anda (termasuk nomor telepon dan alamat email)
- Nama dan alamat perusahaan pelanggan
- Nomor identifikasi unik
- Tanggal persediaan (ketika barang atau jasa disediakan)
- Tanggal faktur diterbitkan
- Uraian barang atau jasa, termasuk kuantitas (masing-masing di jalurnya sendiri)
- Total setiap item atau layanan
- Jumlah total yang terutang
Untuk perusahaan yang tidak terdaftar dengan PPN yang memperdagangkan barang atau jasa di Inggris Raya, informasi ini selalu diperlukan oleh HMRC. Bergantung pada situasi Anda, Anda mungkin juga perlu menambahkan hal-hal lain ke faktur Anda.
PEDAGANG TUNGGAL
Jika Anda seorang pedagang tunggal, Anda harus memasukkan nama Anda sendiri dan nama bisnis apa pun. Anda juga harus memasukkan "alamat tempat dokumen resmi dapat dikirimkan kepada Anda jika Anda menggunakan nama bisnis".
PERUSAHAAN TERBATAS
Perusahaan terbatas harus mencantumkan nama lengkap perusahaan mereka, seperti yang tercantum pada sertifikat pendirian, di faktur mereka. Alamat dan nomor perusahaan terbatas terdaftar Anda juga harus ada di faktur Anda. Anda tidak harus memasukkan nama direktur perusahaan, tetapi jika Anda memasukkannya, Anda harus memasukkan semuanya.
3 Jenis Faktur PPN
Satu-satunya cara untuk membebankan PPN atas penjualan Anda, atau mengklaim kembali PPN atas barang dan jasa yang Anda beli untuk bisnis Anda, adalah jika Anda membuat faktur PPN yang benar . Ini adalah persyaratan hukum dari semua bisnis yang terdaftar PPN. Dan ada tiga kategori faktur PPN: Faktur PPN Penuh, Faktur PPN yang dimodifikasi, dan faktur PPN yang disederhanakan. Inilah yang perlu Anda ketahui tentang masing-masingnya.
APA YANG PERLU ADA DALAM FAKTUR PPN PENUH?
Sangat mudah untuk membuat kesalahan pada faktur PPN. Dan kesalahan ini bisa merugikan Anda. Anda harus memastikan bahwa Anda mengetahui cara menagih PPN. Keluarkan salah satu faktur PPN terbaru Anda dan gunakan ini sebagai daftar periksa untuk memastikan Anda memenuhi semua persyaratan hukum Anda.
Faktur PPN lengkap harus menyertakan:
- Nama dan alamat bisnis Anda
- Nomor registrasi PPN Anda
- Nomor identifikasi unik
- Tanggal faktur
- Tanggal 'waktu penawaran': Terkadang dikenal sebagai 'titik pajak' (Anda hanya perlu menyertakan ini jika berbeda dengan tanggal faktur)
- Nama dan alamat pelanggan Anda
- Deskripsi akurat tentang barang atau jasa yang Anda berikan
- Harga per item, tidak termasuk PPN
- Kuantitas setiap item
- Tarif diskon apa pun yang Anda terapkan dan untuk item apa
- Jumlah total tidak termasuk PPN
- Tarif PPN yang diberlakukan: Perjelas dengan jelas tentang biaya 0% untuk barang dan jasa dengan peringkat nol atau bebas pajak
- Jumlah total PPN terutang
Bagaimana Anda melakukannya? Ada yang hilang? Jangan panik, mulai sekarang tambahkan apa saja yang Anda butuhkan. Atau Anda dapat membiarkan FreshBooks melakukan semuanya secara digital untuk Anda. Cukup pilih templat faktur gratis dan aplikasi akan menerbitkan faktur PPN langsung ke klien Anda.
Anda harus menyimpan salinan semua faktur PPN yang Anda terbitkan, meskipun faktur itu dibatalkan atau dikirim karena kesalahan. Catatan ini dari semua penjualan PPN Anda sangat penting untuk memiliki Pengembalian PPN yang sepenuhnya sesuai dan, pada dasarnya, membayar jumlah PPN yang benar ke HMRC.
APA PERBEDAAN FAKTUR PPN YANG DIMODIFIKASI?
Faktur PPN yang diubah adalah untuk penjualan eceran di atas £ 250. Jenis faktur PPN ini harus memiliki semua informasi yang sama seperti faktur PPN lengkap, dengan satu penghitungan tambahan — jumlah total terutang, termasuk PPN.
APA ITU FAKTUR YANG DISEDERHANAKAN?
Faktur yang disederhanakan dapat dikeluarkan jika total penjualan di bawah £ 250 dan membutuhkan lebih sedikit detail:
- Nama bisnis, alamat, dan nomor registrasi PPN Anda
- Nomor identifikasi unik faktur
- Waktu persediaan (tanggal)
- Penjelasan singkat tentang barang dan jasa yang disediakan
- Tarif PPN per item
- Jumlah total terutang, termasuk PPN
Apa Itu Nomor Identifikasi Unik?
Ini adalah nomor yang Anda berikan untuk setiap faktur PPN. Mereka harus benar-benar unik. Jadi, Anda tidak dapat mengulangi nomor faktur PPN, bahkan pada tahun pajak yang berbeda. Aturan juga menyatakan bahwa mereka harus berurutan, meskipun kami tidak dapat memikirkan mengapa Anda akan menggunakannya di luar urutan.
Anda dapat menambahkan huruf dan angka lain ke nomor faktur PPN, di bagian berbeda dari keseluruhan kode. Misalnya, inisial pelanggan Anda, tanggal dan nomor faktur Anda. Yang akan terlihat seperti ini: PR-051020-123. Faktur PPN Anda berikutnya akan diberi nomor 124, seperti nomor berikutnya dalam urutan. Anda juga harus memastikan bahwa tidak ada prefiks yang sama. Anda dapat memasukkan informasi apa pun yang berguna, tetapi nomor faktur harus mengikuti aturan ini dengan jelas.
Ini untuk memastikan bahwa faktur PPN mudah ditemukan selama penyelidikan atau hanya untuk mengganti dokumen yang hilang. Tidak boleh ada kebingungan tentang kepada siapa faktur itu diterbitkan. Meskipun HMRC secara konsisten menyebut ini sebagai nomor identifikasi unik , kebanyakan orang menyebutnya sebagai nomor faktur unik, atau nomor faktur.
Berapa Batas Waktu Penerbitan Faktur PPN?
Jika Anda adalah bisnis yang matang, Anda tahu bahwa faktur PPN harus dikirim dalam waktu 30 hari sejak 'waktu penyediaan', atau tanggal pembayaran di muka. Tidak ada bisnis yang ingin menunda pengiriman faktur. Semakin lama Anda meninggalkannya, semakin lama Anda harus menunggu pembayaran.
Waktu penawaran juga dikenal sebagai titik pajak. Artinya " tanggal transaksi dilakukan untuk tujuan PPN ". Setiap transaksi harus memiliki poin pajak karena merupakan salah satu persyaratan hukum faktur Anda, yang menunjukkan dengan tepat periode PPN mana dan pada pengembalian PPN mana transaksi tersebut harus dicatat.
Tanggal penyediaan jasa adalah tanggal penyelesaian. Tanggal penyediaan barang adalah saat dikumpulkan, dikirim atau "tersedia".
Jika transaksi tidak membutuhkan faktur, titik pajak adalah tanggal penawaran. Titik pajak adalah tanggal faktur, jika faktur PPN diterbitkan. Atau, jika faktur PPN tidak dikirim hingga 15 hari setelah tanggal persediaan, maka titik pajak adalah tanggal persediaan. Jika Anda telah menerima pembayaran di muka, maka titik pajak adalah tanggal Anda menerima pembayaran jika tidak ada faktur. Atau paling awal antara tanggal pembayaran dan tanggal invoice, jika invoice juga diberikan dimuka persediaan.
Trading di Luar Negeri
Jika Anda berdagang secara internasional, Anda harus berhati-hati dalam mencatat elemen PPN dari transaksi tersebut. Jumlah sebenarnya tidak selalu harus ditampilkan dalam sterling. Namun Anda harus menunjukkan jumlah total PPN terutang, jika Anda memberikannya di Inggris Raya. Dan, jika petugas PPN yang lewat meminta untuk melihat faktur Anda, Anda akan membutuhkan terjemahan bahasa Inggris dalam waktu 30 hari. Untuk menghindari potensi stres di menit-menit terakhir ini, tampaknya masuk akal untuk menerjemahkannya sambil jalan.
Jika Anda ingin mengirim faktur ke pelanggan internasional dalam bahasa pilihan mereka, biarkan FreshBooks yang menerjemahkannya untuk Anda . Anda hanya perlu memilih bahasanya. Bayangkan betapa terkesan klien Anda karena Anda telah berusaha keras untuk menghemat waktu mereka.
Apakah Faktur Perlu Ditandatangani?
Tidak, faktur Inggris Raya tidak perlu ditandatangani oleh Anda atau pelanggan Anda. Anda harus memilih jenis faktur yang tepat untuk bisnis Anda. Kemudian cukup sertakan semua informasi yang berlaku untuk jenis faktur tersebut, seperti deskripsi barang dan jasa, harga yang dikenakan per item, jumlah total PPN yang dibebankan, dan nomor pendaftaran PPN.
Berapa Batas Waktu Pembayaran Faktur?
Secara hukum, Anda harus dibayar dalam waktu 30 hari sejak pelanggan Anda menerima faktur untuk barang atau jasa Anda. Mungkin lebih baik bagi bisnis Anda untuk menetapkan jangka waktu pembayaran Anda sendiri, yang sepenuhnya berhak Anda lakukan. Anda dapat menyatakan tujuh hari, 14 hari, pembayaran pada tanda terima, pembayaran sebagian di muka dan sisanya di akhir pekerjaan. Anda harus menyertakan syarat pembayaran ini dalam syarat dan ketentuan Anda, dan telah disetujui secara resmi sebelum Anda memulai pekerjaan apa pun.
TIP FRESHBOOK TERATAS UNTUK DIBAYAR
Pastikan Anda memiliki nama dan alamat email yang benar dari penanggung jawab penyelesaian faktur. Terutama di bisnis yang lebih besar, kemungkinan ini akan berada di departemen yang sama sekali berbeda dengan kontak utama Anda untuk proyek tersebut.
Lakukan Pembayaran Semudah Mungkin
Meskipun tidak ada dalam daftar 'yang harus dimiliki' HMRC, ingatlah untuk memasukkan bagaimana klien Anda dapat membayar Anda. FreshBooks memungkinkan berbagai jenis pembayaran: Pembayaran kartu kredit online, pengaturan multi-mata uang diurus, dan setoran bank cepat hanyalah beberapa fitur pembayaran FreshBooks yang disukai bisnis. Terutama karena mereka memberikan nilai yang sangat baik kepada klien mereka — masuk akal untuk menyertakan semua opsi pembayaran pada faktur Anda.
Regards
dr. Muhammad Sobri Maulana